Factura electrónica obligatoria: cómo adaptarse si operas con el extranjero

La transformación digital avanza también en el ámbito fiscal. En España, la aprobación de la Ley Crea y Crece establece la obligación de emitir y recibir factura electrónica para todas las empresas y autónomos, con independencia del tipo de operación que realicen. Este cambio afecta tanto a las relaciones comerciales nacionales como a las transacciones internacionales, y las pymes y empresas exportadoras o importadoras deben prepararse para cumplir con los nuevos requisitos. 

La factura electrónica no es una novedad para muchas compañías, pero ahora deja de ser una opción y pasa a ser una exigencia legal, con plazos concretos y formatos validados por la Agencia Tributaria. 

¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria? 

Según el calendario establecido por la ley, la obligatoriedad de la factura electrónica se aplicará de forma escalonada en función del volumen de negocio: 

• Para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros anuales, la obligación se aplicará 12 meses después de la aprobación del reglamento técnico definitivo.
• Para el resto de empresas y autónomos, el plazo será de 24 meses tras esa misma publicación. 

Aunque a junio de 2025 aún está pendiente la aprobación final del reglamento técnico, todo apunta a que a lo largo de 2025 se iniciará el periodo de implantación generalizado. Por eso, anticiparse y adaptarse con margen puede evitar errores y sanciones. 

¿Cómo afecta a operaciones internacionales? 

Uno de los aspectos menos comentados de la reforma es su impacto en las operaciones con el extranjero. Las empresas que exportan o importan bienes y servicios también deberán emitir facturas electrónicas, incluso cuando sus clientes o proveedores estén fuera de España. 

Esto implica, por ejemplo: 

• Emitir facturas electrónicas a clientes internacionales, adaptadas a los formatos reconocidos por la normativa española.
• Recibir facturas electrónicas de proveedores extranjeros, y almacenarlas conforme a los requisitos legales en materia de conservación y trazabilidad.
• Integrar plataformas electrónicas de facturación que sean compatibles con sistemas europeos o globales, como Facturae, UBL o EDIFACT, dependiendo del país y del socio comercial. 

¿Qué formatos son válidos? 

La Agencia Tributaria ha definido que, para que una factura tenga carácter oficial, debe generarse en un formato estructurado que permita su procesamiento automático. En España, el formato más extendido y aceptado es Facturae (formato XML). 

No obstante, en el contexto internacional pueden utilizarse otros estándares, como: 

• UBL (Universal Business Language): muy común en países del norte de Europa.
• EDIFACT: utilizado en operaciones logísticas y grandes operadores.
• PDF con firma electrónica avanzada: aceptado en determinados contextos, aunque con limitaciones técnicas. 

En cualquier caso, el sistema de facturación deberá garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad del documento, así como su conservación durante al menos 4 años, tal como establece la normativa fiscal. 

Implicaciones prácticas para empresas exportadoras e importadoras 

La adopción de la factura electrónica no solo es una cuestión técnica, también afecta a los procesos internos y a la relación con clientes y proveedores. A este respecto, los principales aspectos a tener en cuenta son: 

• Adaptación de los sistemas de gestión (ERP) para emitir y recibir facturas en formato electrónico, con conexión directa a la Agencia Tributaria.
• Revisión de contratos comerciales internacionales, para asegurar que contemplan esta forma de facturación como válida.
• Coordinación con socios extranjeros, especialmente si están ubicados en países con normativas distintas o menos desarrolladas en este ámbito.
• Capacitación del personal administrativo y contable, para conocer los nuevos flujos de validación y envío. 

En algunos casos, puede ser necesario contratar servicios externos para adaptar el software contable o establecer conexiones con plataformas de intercambio electrónico.

¿Qué ventajas ofrece este sistema? 

Aunque inicialmente pueda suponer un esfuerzo de adaptación, la factura electrónica obligatoria también ofrece beneficios claros: como la reducción del error humano, un mayor control y trazabilidad de las operaciones, aceleración del periodo de cobro nuevas posibilidades de integración con otros sistemas. En el contexto internacional, también mejora la reputación y solvencia de la empresa ante clientes extranjeros, al demostrar cumplimiento normativo y eficiencia operativa.
 

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