Sistema REX: pasaporte exportador para acuerdos internacionales

El proceso de internacionalización plantea numerosos retos para las empresas que buscan entrar en nuevos mercados: transportes, aduanas, seguros, financiación… Sin embargo, una de las barreras menos visibles, pero más decisivas en términos de competitividad, es arancelaria: ¿cómo conseguir que tus productos paguen menos al entrar en un país con el que la Comisión Europea tiene un acuerdo preferencial? Aquí es donde entra en escena el Sistema REX (Registered Exporter System), el registro europeo de exportadores que puede ser clave para que tu empresa obtenga ventajas frente a la competencia. 

El Sistema REX permite a un exportador registrado auto-certificar el origen preferencial de sus mercancías, lo que abre la puerta a aplicar los aranceles reducidos contemplados en los acuerdos comerciales que vinculan a la Unión Europea. Pero muchas empresas españolas desconocen su existencia o lo consideran un trámite complejo, perdiendo acceso a un mecanismo eficaz para abaratar operaciones y abrir nuevos mercados. 

¿Qué es el sistema REX? 

El sistema REX es una base de datos gestionada por las autoridades aduaneras europeas que reúne a los exportadores registrados capaces de emitir una declaración de origen (o “statement on origin”) sin necesidad de solicitar un certificado de origen para cada envío.

 En la práctica, cuando una empresa española exporta productos originarios de la UE a un país con el que existe un tratado de libre comercio (o a un socio que concede preferencias arancelarias), puede adjuntar en la factura la declaración “El exportador REX [número REX] declara que los productos que cubre este documento reúnen el carácter originario” etc., sin tener que tramitar un EUR-1 u otro certificado. 

El registro en el sistema REX se hizo obligatorio para varios regímenes preferenciales de la UE a partir de 2019-2020. 

¿Por qué es importante para una empresa exportadora española? 

En primer lugar, para poder aprovechar el acceso a aranceles reducidos. Si tus productos pueden acogerse al origen preferencial, entrarás en mercados terceros pagando menos aranceles o incluso sin arancel. Esto mejora tu precio final y competitividad frente a empresas que no cuentan con esta ventaja. 

El segundo motivo que ahorrarás en trámites y costes. El hecho de poder usar la declaración de origen en lugar del certificado cada vez que haces un envío reduce tiempos, gestiones y costes administrativos. 

Otro factor a tener en cuenta es que te pondrá en ventaja comercial ante competidores. Exportar pagando menos aranceles, acceder más ágilmente al mercado y justificar la preferencia de origen, pone en valor tu oferta frente a empresas que no lo usan.

Finalmente, también es importante su aportación a la hora de lograr una mayor apertura de mercados. Gracias al sistema REX, puedes aprovechar acuerdos de la UE con países como Canadá (CETA), Japón, Vietnam, Reino Unido, Singapur o con regímenes del Sistema Generalizado de Preferencias (GSP). 

¿Cómo funciona el registro y qué requisitos tiene? 

El procedimiento, aunque puede parecer técnico, es bastante accesible para la mayoría de las empresas exportadoras. Entre los requisitos más habituales se encuentran estar establecido en la UE (o estar acogido al régimen), disponer de productos que cumplan con las normas de origen del tratado y mantener la trazabilidad de estos. A continuación, repasamos los pasos básicos: 

1. Primero debes completar tu solicitud. En España, la empresa presenta la solicitud de registro a través de la Agencia Tributaria, adjuntando los datos del exportador, número EORI, prueba de origen de los productos que pretende exportar y comprometiéndose a conservar los documentos de control durante al menos tres años.
2. Una vez hayas solicitado se procederá a la asignación de número REX. Una vez aprobado, la autoridad competente asigna un número REX, que la empresa podrá utilizar en las declaraciones de origen.
3. El siguiente punto consiste en la emisión de la declaración de origen. En cada factura o documento comercial la empresa incluye el texto con su número REX, evitando tener que tramitar un certificado.
4. Por último, debes tener en cuenta las obligaciones permanentes. Conservar registros, notificar cambios, aceptar inspecciones aduaneras y dar de baja el registro si deja de cumplir los requisitos. 

¿Cuándo merece la pena registrarse en REX? 

El registro en el sistema REX no es obligatorio para todas las exportaciones. Si el valor de la mercancía es inferior a 6.000 euros, basta con una declaración de origen en factura sin necesidad de estar inscrito. Sin embargo, cuando las operaciones superan ese importe o la empresa exporta con frecuencia, el registro se convierte en una herramienta estratégica. 

Estar dado de alta en REX permite simplificar la tramitación y reducir los costes derivados de los certificados de origen tradicionales. Además, ofrece ventajas competitivas claras: mejora la eficiencia administrativa, facilita el acceso a preferencias arancelarias y proyecta una imagen de mayor fiabilidad ante socios y clientes internacionales. Para empresas con márgenes ajustados o con un volumen elevado de exportaciones, el ahorro puede ser significativo. 

Antes de solicitar el registro, conviene realizar un análisis previo. En primer lugar, haz un inventario de tus mercados actuales y potenciales para verificar si los países de destino se benefician de acuerdos preferenciales con la Unión Europea que exijan o recomienden el uso del sistema REX. A continuación, compara la tarifa arancelaria estándar con la que se aplicaría en régimen preferencial: la diferencia te mostrará el ahorro estimado.

También es importante preparar la documentación. Aunque el procedimiento es más ágil que los sistemas tradicionales, deberás conservar facturas, declaraciones de origen y pruebas de trazabilidad de los productos. Una vez registrado, podrás emitir tus propias declaraciones de origen incluyendo el número REX asignado. Comunícalo a tus clientes y distribuidores: disponer de productos con origen preferencial puede traducirse en precios más competitivos y mejores condiciones comerciales. 

En definitiva, registrarse en el sistema REX es un proceso sencillo y rentable que puede marcar la diferencia en la competitividad de tus exportaciones.

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